პროექტის მართვა განხორციელდება კონსორციუმის დონეზე სამეთვალყურეო კომიტეტის (SC) მეშვეობით, ხოლო ეროვნულ დონეზე საქართველოში ადგილობრივი კომიტეტის (LC) მეშვეობით, სადაც თითოეული პარტნიორი დაწესებულების თითო წარმომადგენელი მიიღებს მონაწილეობას სამეთვალყურეო კომიტეტის მუშაობაში, ხოლო თითოეული ქართველი პარტნიორის თითო წარმომადგენელი – LC-ში.
- SC-ის ამოცანაა პარტნიორებთან მუდმივი კომუნიკაციის გზით ყველა აქტივობის ინიცირება და ზედამხედველობა. პარტნიორებს შორის კომუნიკაცია რეგულარულად, დაგეგმილი შეხვედრებისა და ონლაინ რეჟიმში განხორციელდება.
- ადგილობრივი საკოორდინაციო გუნდისა და მენეჯმენტის გუნდის კომუნიკაცია და სასწავლო ვიზიტების მეშვეობით რამდენიმე სამუშაო პაკეტის ფარგლებში.
- ყველა პარტნიორი მოამზადებს საქმიანობის ანგარიშებს და გაუგზავნის კოორდინატორს ნახევარწლიურად. ფინანსური ანგარიშები მომზადდება ყოველწლიურად, რასაც მოჰყვება პროექტის ყველა აქტივობის წლიური და საბოლოო ანგარიში.
- პროექტის განხორციელების ყველა ასპექტი თვალყურს ადევნებს და იმართება ანგარიშგების სისტემის მეშვეობით, შუალედური და საბოლოო ანგარიშებით EACEA-სთვის.
- პროექტის (48 თვე) განმავლობაში დაგეგმილია უმაღლესი საბჭოს საწყისი შეხვედრის და წელიწადში ორჯერ რეგულარული შეხვედრების ჩატარება პირისპირ, საჭიროების შემთხვევაში კი ონლაინ შეხვედრების ჩატარება. პროექტის კოორდინატორის მოვალეობაა პროექტის სტრუქტურისა და ჩარჩოების მომზადება.
- ანგარიშებს, რომლებსაც შემდეგ პროექტის პარტნიორები შეავსებენ. დოკუმენტების გაცვლის მიზნით, ხარჯების შემცირებისა და ეფექტურობის უზრუნველსაყოფად გამოყენებული იქნება ღრუბლოვანი პლატფორმა (Microsoft Teams).
- ზედამხედველობის კომიტეტი უზრუნველყოფს თავის წვლილს სტრატეგიულ და ორგანიზაციულ საკითხებში, განსაზღვრავს პროექტის სტანდარტებს და შეთანხმდება პროექტის ყველა პოლიტიკაზე, რომელიც ოფიციალურად და ცალსახად უნდა იყოს გაცხადებული. კონსორციუმის პარტნიორებისთვის მინიჭებული ამოცანები სახელშეკრულებო ვალდებულებებად იქცევა.
SC-ის მოვალეობები იქნება:
- პროექტის პროგრესის მიმოხილვა და აქტივობების კონტროლი;
- დარწმუნდით, რომ პროექტი ინარჩუნებს თავის აქტუალობას;
- იცოდეთ სხვა პროექტებში შესაბამისი აქტივობების შესახებ;
- (4) ნებისმიერი ტექნიკური ადმინისტრაციული ან სახელშეკრულებო საკითხის გადაჭრა, რომელიც პროექტის ფარგლებში სხვა საშუალებებით არ არის მოგვარებული;
- (5) იყავით პროექტის საერთო ხარისხის მენეჯერი. გადაწყვეტილებები მიიღება კონსენსუსის საფუძველზე, ხოლო უთანხმოების შემთხვევაში, საბოლოო გადაწყვეტილებას მიიღებს უმაღლესი კომისარიატი.
- ქართველი პარტნიორების შემთხვევაში, პროექტის აქტივობების განხორციელებისა და პროექტის საერთო მენეჯმენტის შესახებ ანგარიშგების წარსადგენად, ორგანიზებული იქნება ადგილობრივი კომიტეტი (LC).
LC პასუხისმგებელი იქნება პროექტის ეროვნულ დონეზე განხორციელებაზე და ზედამხედველთა საბჭოსთვის 2 წლიური ანგარიშის მომზადებაზე.
- LC შეიკრიბება წელიწადში მინიმუმ ორჯერ.
- ზედამხედველობის საბჭოსა და ლოკალურ კოლეჯს შორის კოორდინაცია ინგლისურ ენაზე განხორციელდება, ხოლო ლოკალური კოლეჯის ფარგლებში – ეროვნულ ენებზე. ეროვნული საგანმანათლებლო დაწესებულებების წარმომადგენლები რეგულარულად იქნებიან ინფორმირებულნი პროექტის პროგრესის შესახებ, თუმცა ისინი პირდაპირ არ იქნებიან ჩართულნი ლოკალური კოლეჯის საქმიანობაში. გარდა ამისა, პროექტის თითოეული მონაწილე ეროვნული კანონმდებლობის შესაბამისად, ანგარიშს წარუდგენს თავის კომპეტენტურ (ზემდგომ) ორგანოებს.
- პროექტში მონაწილე ნებისმიერი დაინტერესებული მხარე რეგულარულად მიიღებს ინფორმაციას პროექტის პროგრესის შესახებ ვებსაიტისა და სოციალური ქსელების საშუალებით, თუმცა ეს ასევე ეხება ეროვნულ დონეზე ერთობლივი შეხვედრების ვიზიტორებს, რომლებიც არ მონაწილეობენ LC-ში.
- დავალებები თანაბრად გადანაწილდება პარტნიორებს შორის შვიდი სამუშაო პაკეტის (WP) ფარგლებში. ყველა სამუშაო ჯგუფს განსხვავებული ლიდერი ჰყავს, ხოლო დაკავშირებული სამუშაო გეგმები ევალებათ პარტნიორებს, რომლებსაც აქვთ ცოდნა და გამოცდილება გარკვეულ სფეროებში. მაგალითად, UNS არის WP2-ის (პროექტის მართვა) ლიდერი, FHJ-ის WP6-ის (ხარისხის უზრუნველყოფა და მონიტორინგი) ლიდერი, იაკობ გოგებაშვილის სახელობის თელავის სახელმწიფო უნივერსიტეტი – WP 5-ის (DUGEOR მოდელის პილოტური ტესტირება) ლიდერი და ა.შ.
თითოეული პარტნიორი დაწესებულებიდან შეირჩევა ერთი პირი, რომელიც პასუხისმგებელი იქნება პროექტის აქტივობების ხილვადობაზე, ანუ საზოგადოებასთან ურთიერთობასთან დაკავშირებულ აქტივობებზე და პროექტის აქტივობების ეროვნულ/ინსტიტუციურ დონეზე პოპულარიზაციაზე. პროექტის საკუთრების საკითხი განიხილება ყველა პარტნიორი ინსტიტუტის საკოორდინაციო შეხვედრაზე და განისაზღვრება საკუთრების შესახებ შეთანხმებით .