Управљање пројектом ће се спроводити на нивоу конзорцијума преко Управног одбора (СЦ) и на националном нивоу у Грузији преко Локалног комитета (ЛЦ), где ће по један представник сваке партнерске институције учествовати у раду УО и по један од сваког грузијског партнера у ЛЦ.
- Задатак СЦ је да кроз сталну комуникацију са партнерима иницира и надгледа све активности. Комуникација међу партнерима биће организована редовно, кроз планиране састанке и он-лине
- комуникација локалног координационог тима и менаџерског тима и кроз студијске посете као део неколико радних пакета.
- Сви партнери ће припремати извештаје о активностима и слати их координатору, на полугодишњој основи. Финансијски извештаји биће припремљени на годишњем нивоу, а затим годишњи и завршни извештаји о свим пројектним активностима.
- Сви аспекти имплементације пројекта ће се пратити и управљати кроз систем извештавања, са привременим и завршним извештајима ЕАЦЕА-и.
- Током пројекта (48 месеци) планирано је одржавање уводног састанка УО и редовних састанака лично два пута годишње, а затим и онлајн састанака уколико је потребно. Дужност координатора пројекта је да припреми структуру и оквире
- извештаје, које ће пројектни партнери попунити. За потребе размене докумената користиће се клауд платформа (Мицрософт Теамс) у циљу смањења трошкова и ефикасности.
- УО ће дати допринос у стратешким и организационим питањима и дефинисати стандарде пројекта и договорити се о свим пројектним политикама које морају бити формално и експлицитно наведене. Задаци додељени партнерима конзорцијума постаће уговорне обавезе.
Одговорности УО ће бити да:
- Прегледати напредак пројекта и контролисати активности;
- Осигурати да пројекат задржи своју релевантност;
- Будите свесни релевантних активности у другим пројектима;
- (4) Решава сва техничка административна или уговорна питања која нису решена другим средствима у оквиру пројекта;
- (5) Будите општи менаџер квалитета пројекта. Одлуке ће се доносити на основу консензуса, а у случају неслагања коначну одлуку доноси УО.
- У случају грузијских партнера, биће организован Локални комитет (ЛЦ) за спровођење пројектних активности и извештавање УО о укупном управљању пројектом.
ЛЦ ће бити одговоран за имплементацију пројекта на националном нивоу и припрему 2 годишња извештаја за УО.
- ЛЦ ће се састајати најмање два пута годишње.
- Координација између УО и МЗ ће се одвијати на енглеском језику, ау оквиру МЗ-а о националним језицима Представници националних образовних институција ће се редовно обавештавати и обавештавати о напретку пројекта, али неће бити директно укључени у МЗ. Надаље, сваки учесник у пројекту ће се пријавити својим надлежним (надређеним) органима у складу са националним законодавством.
- Сви заинтересовани актери који буду учествовали у пројекту биће редовно обавештавани о напретку пројекта путем веб странице и друштвених мрежа, али то се односи и на посетиоце заједничких састанака на националном нивоу који не учествују у МЗ.
- Расподела задатака ће се вршити равномерно између партнера у оквиру седам радних пакета (ВП). Сви ВП имају различите вође, а партнерима са знањем и искуством у одређеним областима поверена су сродна ВП. На пример, УНС је лидер ВП2 (управљање пројектом), ФХЈ ВП6 (Осигурање квалитета и праћење), Државни универзитет Иакоб Гогебасхвили Телави у ВП 5 (Пилот тестирање генеричког ДУГЕОР модела) итд.
Из сваке партнерске институције биће изабрана по једна особа која ће бити одговорна за видљивост пројектних активности, односно активности које се односе на односе са јавношћу и промоцију пројектних активности на националном/институционалном нивоу. Питање власништва над пројектом биће разматрано на координационом састанку свих партнерских институција и биће дефинисано Уговором о власништву .